Manualistica

La realizzazione di manuali di istruzioni era fino a qualche anno fa un aspetto trascurato dalle aziende. Considerato un inutile centro di costo, la sua realizzazione era affidata al progettista, al responsabile di commessa, al disegnatore. Così, tra disegni esplosi e calcoli strutturali, prendeva forma un documento che poco o nulla aveva a che fare con l'obiettivo che un simile strumento si dovrebbe prefiggere: trasmettere un'informazione semplice ma efficace all'utilizzatore e tutelarne la sicurezza.

Fortunatamente oggi tali aspetti, almeno nelle aziende meglio organizzate, sono affrontati in modo diverso. La presenza di direttive, normative e sanzioni, ha portato l'imprenditore alla consapevolezza che non è più il caso di rischiare un procedimento (civile o penale) per un manuale carente, scritto in maniera incomprensibile o comunque non perfettamente aderente a quanto le norme prescrivono.

I manuali di uso e manutenzione, la documentazione tecnica di dispositivi, apparecchiature e macchinari venduti nel comprensorio UE, devono riportare la simbologia CE. Ogni costruttore, apponendo tale marchio al proprio prodotto, dichiara di avere effettuato un'accurata analisi dei rischi, di averla riportata in un fascicolo tecnico, e di aver descritto i rischi residui in un manuale di Uso e Manutenzione da allegarsi al prodotto fornito al cliente.

Quanto costa realizzare un buon manuale?
La domanda presuppone una risposta articolata, che tenga conto del tipo di prodotto da documentare, del tipo di utente a cui è destinato, dell'aspetto grafico che dovrà avere, delle lingue in cui verrà tradotto e altro.
Si potrebbe rispondere con un'altra domanda: quanto costa NON fare un buon manuale? Nella visione più ottimistica delle cose costa l'insoddisfazione del cliente, l'immagine organizzativa dell'azienda, una scadente considerazione del servizio post vendita che viene offerto (quest'ultimo aspetto in alcuni Paesi è sentito almeno quanto la qualità del prodotto). Se poi accade un sinistro, una denuncia, un controllo da parte delle autorità preposte, occorre ricordare un aspetto fondamentale: da un tribunale si esce soltanto con un manuale redatto conformemente alle normative. In caso contrario, il costo sarà tale da superare di almeno dieci volte quanto si sarebbe speso per una documentazione a regola d'arte. A volte può rappresentare un vero e proprio disastro economico per il Costruttore e il Rivenditore.

Per le ragioni sopra esposte, si tende a ribadire il concetto di evitare l'improvvisazione, molto spesso rappresentata dal caricare la manualistica sulle spalle di figure aziendali interne che abbiano una professionalità diversa dal technical writer. Un disegnatore, un progettista, un softwarista potrà conoscere in dettaglio le caratteristiche tecniche e funzionali del prodotto, ma difficilmente sarà in possesso della comunicativa e delle conoscenze normative tipiche di un redattore tecnico professionista.

Il servizio EDIT

EDIT si occupa di questi aspetti da sempre, mediante professionisti che ogni giorno affrontano problematiche di questo tipo.
Effettuata l'analisi dei rischi, vengono valutati i rischi residui, si redige il fascicolo tecnico e il manuale per l'utente. Tutta la documentazione è realizzata secondo la Direttiva Macchine 98/37/CE o le specifiche normative di settore. Se richiesta la traduzione, l'Area Servizi Linguistici affida l'attività a uno dei traduttori tecnici certificati di cui dispone, che abbia una conoscenza specifica dell'argomento. A differenza delle normali agenzie di traduzione, che fanno soltanto da tramite tra chi ha scritto il manuale e chi lo deve tradurre, in EDIT il technical writer affianca il traduttore per qualsiasi chiarimento, evitando le interpretazioni approssimative (o errate) che molto spesso si trovano nella documentazione tradotta in modo superficiale.

Per finire, i nostri consulenti controllano la dichiarazione CE (o forniscono le indicazioni per realizzarla), verificando che risponda a quanto le normative richiedono.
Qualora l'azienda disponga già di una struttura interna che si occupi della documentazione, è possibile affiancare uno o più dei nostri tecnici per verificare che la documentazione sia realizzata in modo giuridicamente inattaccabile, oppure per effettuare corsi di aggiornamento e formazione al personale preposto.

Una sezione di EDIT è dedicata alla realizzazione di manuali ed help on line per software applicativi e gestionali.